Search
Close this search box.

7 Masalah Mengatur Waktu dan Solusinya (Part. 1)

Agar usaha mengatur waktu lebih mudah kita lakukan, kenali dulu yuk, hambatan yang biasa muncul dalam mengatur waktu.

Metode mengatur waktu yang tepat seharusnya membuat kita mampu mengerjakan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih sedikit.

Berkaitan dengan premis di atas, kita sering mendengar saran, “Pikirkan apa saja yang mau kamu lakukan, dan beri tanda pada kalender kapan kamu mau melakukan pekerjaan tersebut.”

Sayangnya, sebagian besar dari kita sering kesulitan menerapkan nasehat tersebut. Akibatnya, aktivitas “mengatur waktu” lebih sering membuat frustasi dibanding lega karena mampu menyelesaikan pekerjaan.

Masalah yang sering timbul saat mengatur waktu

Tidak ada buku atau training manajeman waktu, yang dapat membantu mengatur waktu dengan lebih baik, kecuali kita memang benar-benar memperhatikan bagaimana kita menggunakan waktu.

masalah mengatur waktu dan solusinya

Tidak cukup hanya sekedar mencoba trik manajemen waktu A, B, C, D, kita pun harus tahu, apa sebetulnya hambatan dalam diri kita terkait dengan manajemen waktu.

Berikut ini, beberapa kesalahan atau masalah yang sering timbul saat berusaha mengatur waktu, sekaligus solusi untuk mengatasinya.

#1. Berusaha menjadi sempurna (perfeksionis)

Menjadi sempurna itu baik, terutama jika terkait dengan kualitas pekerjaan, tingkat awareness, keterlibatan, termasuk motivasi yang tinggi.

Namun, adakalanya keinginan menjadi sempurna dan mindset all-or-nothing hanya akan membawa pada penundaan, stres, kelelahan, dan kecemasan yang akan mengganggu kinerja kita.

Solusi masalah mengatur waktu untuk si perfeksionis

1. Berusahalah menjadi nyaman dengan ketidaksempurnaan. Menjadi pribadi yang tekun dan memperhatikan detil itu baik, tapi kadang sikap ini membuat kita menghabiskan lebih banyak waktu dan tenaga daripada yang dibutuhkan. Jadi, jika suatu saat Motivans merasa menghabiskan lebih banyak waktu untuk satu pekerjaan, coba tanyakan lagi, apakah Sahabat sudah menggunakan waktu dengan bijak? Kadangkala, pekerjaan yang tidak sempurna lebih banyak mendatangkan hasil dibandingkan pekerjaan yang sesuai dengan standar tinggi.

2. Lakukan review secara berkala. Melakukan review secara berkala, (baik mingguan, 2 mingguan, dan bulanan) akan membantu Motivans mengetahui kemajuan pekerjaan yang sedang dilakukan. Dengan melakukan review, Motivans bisa tahu, apakah semua detil pekerjaan yang sempurna itu penting? Apakah mencurahkan perhatian pada satu-dua pekerjaan dan menunda menyelesaikan pekerjaan lainnya, cukup layak untuk dilakukan?

3. Berhenti menuntut diri sendiri. Jika Motivans ingin menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih sedikit, cobalah mengurangi tuntutan kepada diri sendiri. Ijinkan diri untuk tidak sempurna, dan fokuslah pada hal yang lebih penting.

4. Cobalah minta pendapat orang lain. Jika masih tidak yakin jika pekerjaan Motivans sudah cukup (meski tidak sempurna), cobalah minta pendapat kolega, sahabat, atau atasan untuk memberikan nilai. Tapi jangan lupa, tetap terbuka dengan kritik, ya. Bagaimanapun, Motivans meminta pendapat mereka untuk memperbaiki produktivitas dan menjadi lebih smart dalam mengatur waktu bukan?

#2. Tidak bisa berkonsentrasi dan menjaga fokus

Saat membaca sebuah artikel, pernahkah mengalami kesulitan memahami apa maksud dari penulis, meski sudah membacanya berkali-kali? Atau malah pernah tidak punya ide menulis kalimat pertama laporan, meski deadline sudah di depan mata?

Jangan khawatir, hampir sebagian dari kita mengalami situasi seperti di atas. Menjaga konsentrasi dan fokus memang tidak mudah. Dan sayangnya, masalah yang satu ini benar-benar bisa mengganggu usaha kita untuk mengatur waktu dengan baik.

Gagal fokus dalam pekerjaan dapat mengganggu produktivitas kerja

Solusi mengatur waktu untuk yang sering gagal fokus

1. Kenali musuhmu! Nasihat dari filsuf kenamaan Sun Tzu ini memang bisa diterapkan dalam banyak hal, termasuk bagaimana cara kita menggunakan waktu.

Jika sering susah fokus dan manajemen waktu Motivans sering berantakan, cobalah ambil jeda sejenak, dan identifikasi sumber pengganggu fokus. Daftarnya bisa mulai dari media sosial, rekan kerja yang mengajak ngobrol, tetangga yang datang curhat tiba-tiba, atau malah kebiasaan overthinking.

Artikel terkait: Rekomendasi 7 Metode Produktivitas Sesuai dengan Kebiasaan Personal

2. Jaga kesehatan. Sudah bukan rahasia jika kemampuan untuk fokus juga tergantung pada kesehatan tubuh. Jadi pastikan, jaga kesehatan tubuh dan pikiran. Jadikan olahraga sebagai gaya hidup, dan latih fokus dengan meditasi dan praktek mindfulness.

3. Kenali peak performance. Mengenali waktu produktif akan membantu menjaga fokus. Gunakan waktu ini untuk mengerjakan tugas atau pekerjaan yang sulit, penting, atau apapun yang masuk dalam daftar prioritas hidup. Hindari menggunakan waktu produktif untuk mengecek email, menjawab chat, atau malah mengerjakan pekerjaan yang tidak masuk dalam daftar to-do.

4. Istirahat. Waktu istirahat sebetulnya tidak hanya untuk bersenang-senang, tapi juga mengistirahatkan otak agar mampu berpikir lebih kreatif. Menurut penelitian Universitas Washington, istirahat meredakan kelelahan otak, sementara olahraga 10 menit mampu meningkatkan kemampuan belajar dan memperpanjang rentang fokus.

5. Tetapkan goals harian. Otak kita sebetulnya menyukai goals jangka pendek. Saat satu goal tercapai, dopamin akan dilepaskan, membuat kita mampu berkonsentrasi dan terinspirasi mencapai goals yang lain lagi.

6. Hindari multitasking. Sudah menjadi pengetahuan umum, jika multitasking hanya akan membuat kita lelah, mudah stres, cenderung membuat kesalahan, dan masih banyak lagi. Bersahabatlah dengan timer, dan kerjakan 1 pekerjaan dalam 1 waktu.

7. Batasi koneksi ke media sosial dan browser tanpa tujuan yang jelas. Cara paling mudah memang memisahkan gadget untuk kerja dan hiburan. Jika pemisahan ini tidak mungkin, coba gunakan timer untuk membatasi waktu hiburan dan koneksi ke media sosial. Motivans juga bisa menggunakan fitur reminder, seperti yang terdapat pada Instagram dan Facebook.

#3. Kurang efektif membuat jadwal

Efektif dalam menjadwalkan tugas/ pekerjaan, juga merupakan kunci dari kesuksesan mengatur waktu. Biasakan memprioritaskan proyek, to-do, atau tugas yang memberikan hasil paling besar, dan berdampak pada masa depan di jam-jam produktif. Salah membuat prioritas atau jadwal hanya akan membuat cemas, depresi, dan burn out.

Artikel terkait: Cara Membuat To-do List yang Efektif

Solusi mengatur waktu untuk yang merasa semua pekerjaan adalah prioritas

Sebetulnya, jika semua pekerjaan terlihat penting, maka sesungguhnya Motivans tidak punya tugas yang penting. Berikut beberapa solusi yang dicoba, agar teman-teman lebih terampil mendistribusikan tugas dan membuat prioritas.

1. Cobalah metode Ivy Lee. Di malam hari, biasakan menulis 6 hal yang ingin Sahabat kerjakan esok hari, dan buat prioritas sesuai dengan tingkat kepentingannya. Esok hari kerjakan tugas satu per satu, hingga benar-benar semua selesai.

2. Hindari mere urgency effect. Menurut penelitian, orang lebih suka memilih mengerjakan tugas yang lebih urgen dibandingkan tugas yang lebih penting. Tidak peduli meski tugas yang lebih penting memberikan hasil yang lebih besar dan punya dampak yang lebih baik untuk masa depan. Agar pengaturan jadwal Sahabat efektif, biasakan untuk mengerjakan tugas yang lebih “penting dan urgen” terlebih dahulu, setelah itu baru kerjakan kategori “urgen”.

matrik manajemen waktu
Gunakan time management matrix untuk menentukan prioritas

3. Persempit atau kurangi daftar yang akan dilakukan. Pilih hanya tugas yang benar-benar penting atau memberikan hasil yang paling besar. Teman-teman bsia gunakan Time Management Matrix untuk membuat prioritas pekerjaan.

Artikel terkait: Bagaimana Membedakan Pekerjaan Urgen dan Penting

4. Eat the frog. Sudah sering mendengar metode produktivitas yang satu ini kan? Selalu kerjakan pekerjaan yang paling penting, paling sulit, atau pekerjaan yang paling ingin teman-teman tunda.

Tiga kriteria pekerjaan tersebut, biasanya justru memberi impact yang paling besar pada hidup atau malah sebetulnya merupakan project terbesar teman-teman.

#4. Visi yang belum jelas

Jujur saja, sebetulnya Motivans tidak perlu repot mengatur waktu, jika saat ini belum mempunyai tujuan atau visi yang jelas. Jika selama ini daftar to-do yang Motivans lakukan dengan penuh tanggung jawab tidak bisa menginspirasi, cobalah temukan dulu misi dan visi hidup Sahabat.

Tanpa misi dan visi yang jelas, Motivans akan sulit berpikir kreatif dan mendapatkan hasil seperti yang diharapkan. Kondisi ini juga akan membuat teman-teman sulit menikmati dan merasa bahagia atas pekerjaan yang teman-teman lakukan.

Solusi masalah mengatur waktu saat belum menemukan visi yang jelas

1. Kenali misi, dan perjelas apa yang menjadi visi hidup. Cara yang paling mudah adalah dengan mengenali apa yang menjadi misi spesifik hidup Sahabat. Baru kemudian tentukan apa yang menjadi visi hidup teman-teman.

2. Get a bird’s eye view, alias lihat to-do list Motivans dengan kacamata yang lebih luas. Cobalah duduk sejenak dan pikirkan tentang pekerjaan yang saat ini dilakukan; dan tanyakan, “apakah aktivitasku memberi kontribusi untuk tujuan hidupku?“.

Jika ya, maka usahakan untuk mempertahankan fokus sampai setiap pekerjaan sanggup teman-teman selesaikan. Di akhir pekerjaan, biasanya Sahabat akan mendapat insight dan energi baru untuk menyelesaikan to-do yang lain. Jangan lupa, lakukan review secara berkala, dan tanyakan lagi, apakah to-do yang dalam daftar saat ini sesuai dengan visi hidup teman-teman.

3. Identifikasi masalah yang sering membuang waktu. Kebanyakan masalah manajeman waktu terjadi karena kita sering menghabiskan waktu mengerjakan pekerjaan yang sebetulnya tidak memberikan hasil yang optimal atau membuat satu langkah lebih baik dari hari kemarin (ilmu/ insight baru). Jadi pastikan to-do/ aktivitas yang dilakukan memang memberi makna untuk masa depan Sahabat.

4. Miliki rencana cadangan. Selalu ada kemungkinan rencana tidak berjalan seperti apa yang kita inginkan. Jadi selalu siapkan rencana cadangan untuk mempertimbangkan risiko dan memastikan perolehan hasil seperti yang Motivans harapkan.

#5. Belum memiliki pandangan akan masa depan

Selama ini kita sering mendengar, jika mereka yang sukses dengan hidupnya, sebetulnya adalah seorang visioner. Untuk menjadikan visi mereka nyata, mereka biasa berpikir strategis dan menetapkan goals jangka pendek; goals yang akan membuat mereka mencapai tujuan besar, satu demi satu.

Memikirkan masa depan akan membantu kita lebih siap menghadapi hal-hal yang terjadi, memberikan energi, dan memotivasi untuk terus bergerak sesuai dengan visi yang sudah ditetapkan.

Solusi masalah mengatur waktu saat belum punya pandangan jelas tentang masa depan

1. Mulai bangun awareness dan kemampuan beradaptasi. Selalu ingat bahwa cara kita menggunakan waktu dan menginvestasikan tenaga hari ini, akan sangat berpengaruh pada masa depan kita.

Contoh mudahnya, cara kita mengerjakan pekerjaan pada minggu ini, akan sangat mempengaruhi pekerjaan kita minggu depan bukan? Jika kita sukses menyelesaikan semua weekly to-do list di minggu ini, tentu to-do list minggu depan akan semakin lebih ringan. Jadi penting sekali mulai aware dengan cara penggunaan waktu kita setiap hari. Penting juga belajar lebih luwes menggunakan waktu, saat ada kejadian tak terduga terjadi.

2. Lakukan review secara berkala. Melakukan review untuk setiap project, task, atau pekerjaan akan membantu kita menentukan arah di hari-hari yang akan datang. Jadi, biasakan membagi project, task, atau pekerjaan dalam beberapa bagian, dan lacak kemajuannya.

3. Gunakan aturan 7 menit. Luangkan waktu selama 7 menit untuk membuat daftar pekerjaan yang akan dilakukan di hari berjalan. Kemudian 7 menit di malam hari untuk membuat review, dan 7 menit untuk merencanakan pekerjaan esok hari.

Awalnya, Motivans mungkin akan membutuhkan waktu lebih dari 7 menit untuk membuat rencana dan review. Tapi setelah menjadi kebiasaan, Motivans hanya akan membutuhkan waktu 7 menit untuk melakukan planning dan review.

4. Belajar dari masa lalu. Maksudnya, belajar dari hasil review pekerjaan yang sudah Motivans lakukan. Misalnya apa saja yang biasa mengganggu fokus, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan satu pekerjaan yang dianggap mudah, apakah alokasi waktu sudah tepat, dan lain sebagainya.

#6. Tidak melacak penggunaan waktu

Membuat tracking activity sebetulnya merupakan hal wajib jika ingin menggunakan waktu seproduktif mungkin. Bagaimana bisa kita membuat koreksi atas manajeman waktu, jika tidak pernah melacak penggunaan waktu?

Seperti melacak penggunaan uang, melacak penggunaan waktu memang tidak menyenangkan, atau mungkin malah membosankan. Tapi tanpa ada tracking time, kita tidak akan pernah mampu membuat kemajuan dalam mengatur waktu.

Solusi masalah mengatur waktu untuk yang belum terbiasa melacak penggunaan waktu

1. Mulai gunakan time tracker tools. Sekarang banyak sekali time tracker yang bisa Motivans gunakan untuk melacak penggunaan waktu. Motivans bisa memilih tools konvensional (menggunakan stopwatch/ jam + spreadsheet) atau aplikasi digital seperti aTime Logger, Timesheet, StayFree, Pomodoro, To Do ist atau aplikasi all in one seperti Tick Tick, Click Up dan lain sebagainya.

2. Lacak setiap kegiatan, meski hanya aktivitas kecil. Usahakan memilih tools/ software yang tidak membuat Motivans berpindah dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya. Cara seperti ini hanya akan membuat lelah, dan bosan, akhirnya tidak mencatat semua detil penggunaan waktu.

3. Konsistensi melakukan review performance. Nah, ini salah satu kegunaan penggunaan tools time tracker. Cara penggunaan waktu kita sehari-hari akan langsung terlihat, sehingga koreksi atas performa atau produktivitas akan lebih mudah dilakukan.

Motivans juga dapat belajar bagaimana membuat prioritas, time blocking di Google Calendar, dan cara menyusun jadwal yang tepat di kelas Time Management Mastery. Ikuti tautan pada tombol di bawah ini untuk mendaftar, ya.

#7. Tidak bisa mengatasi stres

Manajemen stres dan manajeman waktu sebetulnya saling berkaitan. Jika teman-teman terbiasa menunda pekerjaan sampai detik-detik akhir, gagal membuat prioritas, sudah pasti teman-teman akan merasa stres. Memang tidak semua stres buruk, tapi kalau terlalu banyak stres, atau terlalu sering stres, performa kerja dan kesehatan Motivans akan terganggu.

Solusi masalah mengatur waktu untuk yang sering stres

1. Identifikasi penyebab stres. Coba praktekkan journaling selama seminggu agar Motivans tahu apa yang menjadi sumber stres, pikiran, perasaan, dan bagaimana cara mengatasinya.

2. Ganti respon stres dengan cara yang lebih sehat. Ngemil chip, minum soda, makan makanan manis, memang bisa mengurangi stres lebih cepat. Tapi cobalah ganti mengatasi stres dengan cara yang lebih sehat. Misalnya dengan olahraga, yoga, meditasi, mengerjakan hobi, atau malah tidur yang berkualitas.

3. Tetapkan batasan waktu. Masalah yang satu ini menjadi problem banyak orang sejak sebagian aktivitas pekerjaan dikerjakan dari rumah. Menetapkan batas waktu kerja dan mematuhinya akan membantu Motivans mengurangi stres dan bekerja lebih segar keesokan harinya.

Siap untuk mengatur waktu lebih baik?

Sebagai manusia, kita tidak bisa 100% produktif sepanjang waktu. Akan selalu ada kesalahan yang terjadi saat kita berusaha mengatur waktu. Tapi hal terpenting adalah, kita bisa melakukan koreksi atau memperbaiki strategi agar mampu mengatur waktu dengan lebih baik.

Beberapa kelas dari ruangtraining, Insya Allah bisa membantu Motivans untuk melakukan koreksi dan menemukan strategi yang tepat untuk mengatur waktu dengan lebih baik. Silahkan ikuti tautan dibawah untuk menemukan kelas yang tepat.

Baca juga: 10 Masalah Mengatur Waktu yang Membuat Sahabat Tidak Produktif (Part. 2)

Tulisan ini bermanfaat? Bagikan Sekarang

Berlangganan Artikel

Dapatkan tulisan terbaru tentang produktivitas & pengembangan diri yang lain melalui email. GRATIS.

Leave a Comment

On Key

Artikel Lainnya..

digital produk OKR

Strategi Mengembangkan Produk Digital dengan OKR Sederhana

Pengembangan produk digital telah menjadi bagian integral dari dunia bisnis modern. Di era di mana teknologi terus berkembang, organisasi yang ingin tetap bersaing harus mampu merancang, mengembangkan, dan meningkatkan produk digital mereka secara efisien.  Salah

produk digital

3 Cara Simpel Mengubah Keahlian Menjadi Produk Digital

Ketika Anda memiliki keahlian atau pengetahuan yang unik, mengubahnya menjadi produk digital yang sukses bisa menjadi pilihan cerdas. Namun, bagaimana cara Anda melakukannya? Dalam artikel ini, kami akan menguraikan tiga cara sederhana untuk mengoptimalkan keahlian

5 Langkah Mudah Mengubah Keahlian Menjadi Produk Digital

Anda mungkin sudah mempunyai keahlian unik, apakah itu dalam menulis, desain grafis, pengajaran, atau bidang lainnya. Tetapi, pernahkah Anda berpikir bahwa keahlian Anda bisa menjadi sumber penghasilan tambahan melalui produk digital? Dalam artikel ini, kita