Ada banyak cara meningkatkan produktivitas personal. Tentu saja kita perlu menggunakan sistem atau metode produktivitas yang sesuai dengan kebiasaan, jenis pekerjaan, cara kita bekerja, termasuk cara pandang kita terhadap target atau tujuan hidup.
Mereka yang punya jam biologis di pagi hari (morning person), mungkin akan merasa ribet jika harus menggunakan sistem para night owls. Para prokrastinator pun tentu membutuhkan cara untuk menyelesaikan pekerjaannya, sama seperti mereka yang susah berkata “tidak” untuk semua pekerjaan.
Mampu menemukan metode produktivitas yang tepat, tidak hanya membantu kita menyelesaikan pekerjaan dengan lebih baik, tapi juga menjauhkan kita dari stres, membuat lebih bahagia, sekaligus membantu meningkatkan level performa kita.
Jadi, mari kita temukan sistem atau metode produktivitas seperti apa yang cocok untuk Motivans.
Table of Contents
- 7 Metode produktivitas dan rekomendasi penggunaannya
- Jadi, metode mana yang terbaik untuk meningkatkan produktivitas personal?
7 Metode produktivitas dan rekomendasi penggunaannya
Bagi Motiva produktivitas itu sifatnya personal. karena setiap orang punya kebiasaan, cara kerja dan cara pandang terhadap tugas yang berbeda-beda. Karena itu, setiap orang perlu menemukan metode atau sistem produktivitas yang sesuai dengan kesehariannya.
Metode produktivitas #1. Eat the frog
Rekomendasi penggunaan: untuk menyelesaikan tugas-tugas sulit/ besar yang sering tertunda.
Sering merasa berat dengan pekerjaan atau project yang besar? Coba gunakan metode ini untuk menyelesaikan project tersebut.
Rencana, project, atau tugas besar yang terasa sulit, memang sering menakutkan. Andai mungkin, rasanya ingin skip saja. Sayang, seringkali kita hanya punya satu pilihan, wajib dikerjakan.
Jadi yuk, ikuti saja nasehat Mark Twain.
If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning, If it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first.
Dengan kata lain, identifikasi tugas mana yang paling penting dan paling besar yang ada pada to-do list, dan kerjakan tugas tersebut di awal waktu Motivans.
Katak yang menyebalkan itu bisa saja berupa subtask yang menyebalkan dan tenggat waktunya sudah lewat satu purnama. Atau pekerjaan yang Motivans ingat sepanjang waktu, tapi selalu tertunda tanpa ada kejelasan waktu kapan akan dikerjakan.
Apa metode produktivitas paling tepat untuk tugas seperti ini? Mudah kok, sampai disini saja baca artikelnya! 😀 Segera kerjakan sekarang, atau pindahkan ke to-do list esok hari!
Prinsip dasar dari metode ini adalah memanfaatkan momentum saat fokus dan energi Motivans berada dikondisi terbaik. Dan biasanya pekerjaan yang terasa berat itu akan menjadi semakin ringan saat kita mulai mengerjakannya.
Beda halnya jika kita memilih mengerjakan pekerjaan ringan terlebih dahulu, seperti merespon email, cek media sosial, cek artikel di blog favorit, atau malah kepo dengan iklan yang melintas ….
Tanpa sadar, pelan-pelan fokus dan energi yang Motivans miliki mulai turun, hingga di akhir hari sudah tidak ada lagi energi untuk mengerjakan project atau tugas yang dirasa berat.
Tip untuk memulai metode eat the frog: Tulis semua tugas, beri tanda tugas yang masuk kategori penting, besar, atau sulit. Kemudian kerjakan tugas tersebut pertama kali begitu Sahabat duduk di meja kerja.
Metode produktivitas #2. Time blocking
Rekomendasi penggunaan: cara terbaik untuk memetakan waktu yang penuh dengan tugas
Apa yang memotivasi Motivans menulis daftar tugas (to-do list) setiap hari? Agar tidak lupa atau tahu apa saja yang perlu dikerjakan? Ya, menuliskan apa saja yang hendak kita lakukan di hari berjalan memang menyenangkan, selain mengeluarkan sebagian isi di kepala, sensasi memberikan tanda ceklis pada kotak to-do, memang menyenangkan (Hi, it’s dopamine, everyone!).
Tapi bagaimana jika setiap hari kita selalu punya deadlines, tugas rumah tangga, notifikasi order, meeting rutin, jadwal kelas online, dan lain sebagainya? Apa metode produktivitas yang tepat? Time blocking jawabannya.
Prinsip dasar dari metode ini adalah mendedikasikan (blocking) setiap jam dalam sehari untuk tugas atau tanggung jawab tertentu. Mirip dengan membuat to-do list, tapi dengan blocking time Motivans akan tahu kapan pekerjaan A dikerjakan dan berapa lama mengerjakannya.
Misalnya, jika Motivans punya waktu dua jam untuk mengerjakan pekerjaan tenggat waktu. Maka sesuai dengan siklus energi, sediakan waktu selama selama 90 menit untuk fokus pada pekerjaan, dan 20 menit untuk beristirahat. Jika memang masih dibutuhkan, sediakan juga waktu 30untuk cek email.
Tip agar blocking time terasa menyenangkan: Bagi waktu Motivans dalam beberapa blok. Misalnya blok email dan chat, pekerjaan rumah tangga, pekerjaan/ tugas profesional, dan waktu istirahat. Berikan tanda check list untuk setiap item yang sudah Motivans kerjakan.
Metode produktivitas #3. Pomodoro
Rekomendasi penggunaan: untuk pekerjaan yang membutuhkan fokus berjam-jam
Butuh metode produktivitas untuk fokus kerja selama berjam-jam, tapi tanpa melupakan waktu istirahat? Pomodora lah jawabannya.
Pomodoro sebetulnya merupakan sistem manajeman waktu yang bekerja seperti saat kita berlari sprint; mengerjakan pekerjaan dengan fokus penuh dalam rentang waktu pendek. Dengan metode ini pekerjaan diselesaikan dengan bertahap dan diselingi dengan istirahat.
Pomodoro umumnya dikerjakan dengan rentang waktu 25 menit, dan istirahat 5 menit, Dan setelah 4 sesi bekerja (120 menit), kita dapat beristirahat selama 20 menit sebelum memulai sesi pomodoro baru.
Selama interval 25 menit tersebut, fokuslah pada satu pekerjaan, dan amati berapa banyak tugas/ pekerjaan yang bisa Sahabat selesaikan.
Waktu 25 menit itu tidak lama, dan Motivans mungkin akan tergoda untuk memperpanjang waktu bekerja, tapi sebaiknya jangan. Tetaplah istirahat dan gunakan waktu jeda untuk menjauh sesaat dari meja kerja. Waktu jeda membantu mempertahankan produktivitas, kualitas pekerjaan, juga mengurangi level stres dan kecenderungan burn out.
Tip produktif dengan pomodoro: Atur timer selama 25 menit, dan amati berapa banyak pekerjaan, atau berapa lama satu pekerjaan bisa diselesaikan sebelum mengambil jeda selama 5 menit. Catat waktunya dan lakukan review secara berkala.
Metode produktivitas #4. Biological Prime Time (BPT)
Rekomendasi penggunaan: cara produktif berdasarkan naik turun energi
Seperti namanya, metode BTP ini berdasarkan waktu terbaik kita untuk menyelesaikan pekerjaan.
Energi tubuh kita sebetulnya mudah naik dan turun. BTP ini dilakukan berdasarkan level energi, produktivitas, motivasi, juga kemampuan fokus sepanjang hari.
Sebagian kita mungkin tipe morning person, yang biasanya punya kemampuan fokus di pagi hari, dan semakin menurun saat siang menjelang. Sementara yang lain malah lebih kreatif dan bersemangat di malam hari.
Untuk mengetahuinya, coba amati selama 1-2 minggu, kapan biasanya Motivans lebih cepat menyelesaikan pekerjaan dan lebih mudah fokus. Catat juga bagaimana penurunan level energi Motivans. Gunakan rentang 1-10 untuk mengukur level energi, motivasi, dan fokus.
Jika sudah menemukan BPT, gunakan waktu tersebut untuk mengerjakan tugas yang paling penting, dan saat energi ada pada titik terendah, gunakan untuk beristirahat atau tugas yang lebih ringan.
Metode produktivitas #5. Zen To Done (ZTD)
Rekomendasi penggunaan: untuk membangun produktivitas yang bermula dari kebiasaan yang tepat
Sistem buatan Leo Batuta ini sebetulnya berdasarkan sistem Getting Things Done.Motivans yang merasa GTD terlalu komplek, cobalah sistem dari Leo Batuta yang diklaim lebih sederhana, dan lebih berpeluang berhasil karena hanya berdasarkan pada satu kebiasaan (habit) pada satu waktu.
“It’s about the habits and the doing, not the system or the tools.”
Menurut Batuta, GTD sebetulnya membutuhkan sekelompok perubahan kebiasaan, karena itu bagi sebagian orang, -termasuk Batuta,- metode ini justru terasa lebih sulit.
Metode Zen To Done ini mencoba menyederhanakan metode GTD dengan berfokus pada satu kebiasaan (habit) selama 30 hari. Metode in tentu lebih cocok bagi kita yang sulit untuk fokus dan selalu perlu menyederhanakan tugas agar dapat menyelesaikannya.
Ada 10 langkah yang perlu dilakukan dalam Zen To Done, yaitu
- Collect/ kumpulkan; Gunakan catatan yang berukuran kecil untuk menuangkan ide, tugas, atau lintasan pikiran. Usahakan catatan yang digunakan adalah catatan yang mudah dibawa.
- Proses; Segera jawab email atau buat keputusan apa yang harus dilakukan terhadap email yang masuk. Tujuannya agar email tidak menumpuk, dan akhirnya memicu penundaan.
- Plan/ rencanakan: Tulis tugas yang menurut Motivans paling berat pada minggu berjalan, jadwalkan kapan akan dikerjakan, dan kerjakan pertama kali saat Motivans mulai bekerja setiap hari.
- Do/ lakukan: Saat mulai mengerjakan tugas penting tersebut, fokuslah. Matikan telepon genggam, jangan cek email atau berpindah tugas lain selama waktu yang telah ditentukan.
- Gunakan sistem yang sederhana: Sederhana kan daftar tugas dengan membagi dalam beberapa sub tugas; selalu periksa tugas saat Motivans di luar rumah, dan konsisten lah pada daftar tugas tersebut.
- Teratur: Rapikan dan atur ruang kerja, email/ chat, ruang penyimpanan (folder), dan pikiran. Jika ada tugas yang mucul dan hanya membutuhkan waktu pengerjaan atau keputusan sebentar, biasakan segera mengambil tindakan.
- Review: Selalu lakukan review mingguan atas goals yang ditentukan. Cek juga sudah sejauh mana kemajuan yang dibuat, dan apakah perlu dilakukan penyesuaian terhadap tujuan dan sistem yang telah ditentukan.
- Sederhana kan: Kurangi jumlah tugas dan goals, pilihlah yang penting saja. Fokuskan energi dan perhatian Motivans pada hal penting tersebut.
- Ciptakan rutinitas: Tentukan dan tetaplah pada rutinitas yang membantu untuk fokus, produktif, juga punya waktu untuk “mengisi ulang” energi.
- Passion: Jika mungkin pilihlah pekerjaan yang memang Motivans sukai agar tidak ada kecenderungan untuk menunda.
Tip sukses dengan ZTD: Pilih kebiasaan produktif yang memang memberikan dampak produktif (atau mulailah dari 1 pekerjaan saja), cobalah selama 30 hari, sebelum berpindah ke pekerjaan berikutnya.
Metode produktivitas #6. Don’t break the chain
Rekomendasi pengguna: untuk Motivans yang membutuhkan bukti kemenangan visual
Komedian Jerry Seinfeld membuat sebuah goals, jika ia ingin menulis 1 lelucon setiap hari. Ia juga menetapkan jika lelucon yang ia tulis tidak harus lucu. Yang penting ia sudah menulis 1 lelucon. Dan untuk melakukan aktivitas tersebut, ia bisa melakukannya paling tidak 5 menit setiap hari.
Inilah syarat pertama metode calendar Seinfeld, goal yang dibuat jelas, sederhana dan disukai.
Untuk membantunya konsisten, Seinfeld membuat sebuah kalender besar, dan memberinya tanda silang jika ia telah menulis humor hariannya. Dari tanda silang itu tersusun sebuah rantai yang panjang. Dari hal inilah frasa “don’t break the chain” berasal.
Membuat sebuah visual reminder dapat menjadi pendorong agar kita tetap terus bergerak melakukan kebiasaan yang sedang kita lakukan. Sisi baik lainnya, “practice makes perfect” kan?
Tip sukses dengan “don’t break the chain”: lakukan satu hal, yang paling sederhana, paling mudah, dan paling kecil terkait dengan tugas yang sedang Motivans kerjakan, kemudian lakukan setiap hari. Jangan lupa tandai kalender Motivans saat berhasil melakukan tugas tersebut.
Metode #7. The Commitment Inventory
Rekomendasi pengguna: sistem untuk Motivans yang masih sulit berkata “tidak”
Sudah berapa metode produktivitas atau mengatur waktu yang sudah Motivans coba? Masih belum bisa fokus juga? Bagaimana bila menambah “petualangan” dengan sistem “Mark Forster’s Commitment“?
Sistem ini disebut ideal bagi sebagian kita yang biasa mengiyakan semua tugas, permintaan tolong, atau masih sulit membuat prioritas.
Biasanya, hasil terbaik sukar diperoleh saat kita merasa sulit berkata “tidak”. Daftar to-do yang mengular, janji yang banyak,- mudah sekali membuat burnout. Dan tentu saja, ini mempengaruhi kualitas hasil pekerjaan bukan?
Yuk kita mulai perbaiki dengan metode Mark Foster ini. Berikut langkah untuk melakukannya:
- Lacak: Lacak bagaimana Motivans menggunakan waktu; baik untuk pekerjaan rumah, waktu untuk keluarga, pekerjaan, hingga olahraga.
- Kelompokkan dan kategorikan: kelompokkan setiap pekerjaan berdasarkan kategori peran, dan kemudian buat persentase dari setiap waktu yang digunakan. Visual chart dalam bentuk pie biasanya akan sangat membantu .
- Lakukan review: Pastikan hal penting mendapat porsi cukup agar dapat diselesaikan. Potong porsi waktu kegiatan yang tidak terlalu penting, dan lakukan penyesuaian alokasi waktu.
- Jadwalkan: Buat jadwal sesuai dengan kebutuhan waktu per kategori pekerjaan
- Gunakan ceklis: Gunakan ceklis dibanding sekedar to-do list. Ceklis membantu Motivans melihat pekerjaan dengan lebih detail dibanding dengan to-do list.
- Bekerja dengan interval waktu: Fokus pada satu pekerjaan (satu ceklis) dalam satu interval waktu, sebelum beralih ke pekerjaan berikutnya. Jangan lupa alokasikan waktu untuk bermain atau beristirahat.
Tip sukses dengan Mark Foster’s Commitment: Gambarkan dengan jelas bagaimana kita berkomitmen pada penggunaan waktu dan bandingkan dengan bagaimana kita ingin menghabiskannya. Membuat alokasi waktu untuk bekerja dan bermain akan membantu memastikan seberapa produktif kita.
Jadi, metode mana yang terbaik untuk meningkatkan produktivitas personal?
Tentu saja Motivans lah yang paling tahu jawabannya. Setiap orang unik, dan sekarang waktunya menghormati keunikan kita dengan bekerja sesuai dengan kekuatan dan kekurangan kita (atau kemungkinan untuk meningkatkannya). Sudah bukan masanya menggunakan sistem orang lain apa adanya.
Jika memang setiap hari pekerjaan penuh dengan jadwal hingga tidak ada satupun pekerjaan yang dapat selesai tepat waktu; coba cek;
- Apakah ada kemungkinan untuk mendelegasikan?
- Apa yang harus dilakukan untuk menyeimbangkan jadwal di hari-hari bekerja?
- Jika Motivans menunda pekerjaan, pikirkan berapa waktu yang Motivans gunakan untuk memikirkan pekerjaan tersebut?
- Apakah menunda membuat Motivans menghabiskan lebih banyak waktu dan energi?
Temukan bagaimana Motivans bekerja dengan mencoba salah satu metode produktivitas di atas. Cobalah selama 1-2 minggu atau mungkin satu bulan dan temukan cara meningkatkan produktivitas personal yang tepat.
Ingin cara yang lebih terstruktur? Bagaimana jika bergabung di kelas terbaru Motiva, DNA Productivity.
Saat ini kelas tersebut memang masih dalam tahap pengembangan, namun Insya Allah tidak lama lagi, kelas DNA Productivity siap untuk Motivans gunakan sebagai tempat untuk memulai hidup yang lebih produktif dan bermakna. Silahkan bergabung di grup waiting list Telegram untuk mendapatkan update perkembangan kelas dan tentu saja, harga early bird!
