Search
Close this search box.

Cara Membuat Prioritas Penting Vs Urgen

beda pekerjaan penting dan urgensi
Tidak selamanya pekerjaan urgen itu penting. Temukan beda keduanya di artikel berikut ini, agar lebih tepat membuat prioritas pekerjaan.

Penting vs urgen, dua hal yang paling sering disebutkan saat hendak membuat prioritas pekerjaan. Dan kemampuan membedakan keduanya, termasuk hal paling krusial bila kita ingin memaksimalkan produktivitas kita.

Sudah sangat umum, jika kita sering terjebak pada anggapan bahwa semua aktivitas yang urgen adalah penting. Akibatnya, kita malah mengerjakan pekerjaan yang sebetulnya tidak terlalu penting dan tidak berdampak di masa depan.

Membuat prioritas dengan klasifikasi penting vs urgen

Ada beberapa kriteria yang bisa kita gunakan saat menentukan apakah pekerjaan, aktivitas, atau to-do yang kita buat termasuk penting atau urgen.

Ciri-ciri pekerjaan/ aktivitas pada kategori urgen

Pekerjaan masuk kategori urgen, biasanya terjadi karena pekerjaan tersebut terus menerus ditunda untuk diselesaikan. Misalnya, pekerjaan mengecek surel, membuat laporan yang tidak terlalu penting/ sedikit; tapi karena terus menerus ditunda, diabaikan, akhirnya menjadi pekerjaan yang urgen.

Ciri lainnya:

  • Merupakan pekerjaan yang tenggat waktunya sudah di depan mata atau malah sudah lewat
  • Belum tentu merupakan pekerjaan yang butuh banyak waktu atau energi
  • Tidak berdampak pada masa depan

Intinya, pekerjaan urgen biasanya punya tenggat waktu (deadline). Dengan kata lain, pekerjaan urgen biasanya dipengaruhi oleh faktor atau tekanan dari luar.

Ciri-ciri pekerjaan/ aktivitas pada kategori penting (important)

Pekerjaan, aktivitas, atau to-do yang penting, biasanya tidak punya tenggat waktu. Pekerjaan/ aktivitas tersebut menjadi penting karena dampak (impact-nya) pada kehidupan kita.

Tentu saja pekerjaan tersebut belum tentu :

  • Butuh waktu banyak untuk mengerjakannya
  • Perlu dilakukan dengan intensif
  • Tidak harus segera dilakukan

Salah satu aktivitas yang termasuk penting adalah merencanakan pendidikan atau jenjang karir, evaluasi atau malah re-planning tujuan hidup, membuat atau mengevaluasi strategi bisnis, dan lain sebagainya.

Contoh pekerjaan di atas, tidak mengharuskan kita mengerjakannya saat ini juga, tapi akan sangat membantu kita memetakan arah aktivitas.

Memutuskan sebuah aktivitas/ pekerjaan penting atau tidak sangatlah relatif, berbeda antara satu orang dengan yang lainnya; tergantung dari pemikiran dan kondisi masing-masing orang.

Kuadran 1: Tugas yang urgen dan penting

Dalam penerapannya, seringkali beberapa tugas menjadi penting dan urgen. Tugas pada kelompok ini biasanya membutuhkan perhatian kita segera dan bisa jadi merupakan bagian dari aktivitas/ pekerjaan yang membantu kita meraih tujuan jangka panjang.

Aktivitas yang ada pada kuadran 1 biasanya berupa aktivitas untuk mengatasi krisis, masalah, atau hal lain yang terkait dengan tenggat waktu.

Contoh pekerjaan yang masuk dalam kuadran 1:

  • Mengecek email (bisa berupa penawaran pekerjaan, tawaran bisnis yang membutuhkan respon segera, dan lain sebagainya)
  • Menulis laporan
  • Tugas kuliah
  • Membayar pajak
  • Pekerjaan rumah tangga
  • Panggilan dari sekolah anak, dan pekerjaan lain yang dipengaruhi dari kejadian di luar diri kita

Biasanya dengan sedikit perencanaan dan pengorganisasian, tugas dari Q1 dapat dibuat lebih efisien atau malah dihilangkan. Misalkan tugas membuat laporan, dibandingkan menulisnya saat mendekati deadline (yang membuat tugas tersebut menjadi tugas yang urgen), Sahabat dapat memilih mengerjakannya dalam beberapa hari, sehingga masih ada kesempatan untuk mengoreksi.

Atau dibandingkan membereskan rumah hanya saat akan ada tamu, Sahabat bisa mengatur jadwal membersihkan rumah setiap akhir pekan, meletakkan kembali barang-barang ke tempatnya setelah dipakai, merancang tempat penyimpanan yang tertutup untuk meminimalisir debu, dan masih banyak lagi.

Aktivitas/ pekerjaan pada kuadran 1 memang tidak mungkin dihilangkan sepenuhnya. Tapi dengan menghabiskan lebih banyak waktu di kuadran 2, maka tugas pada kuadran 1 akan lebih banyak berkurang.

Kuadran 2: Tugas yang tidak urgen, tapi penting

Tugas di kuadran 2 ini biasanya tidak punya tenggat waktu, tapi bisa membantu Sahabat mencapai tujuan hidup jangka panjang, prestasi di sekolah/ kuliah, goals dalam bisnis atau pekerjaan.

Aktivitas pada kuadran 2, umumnya berupa aktivitas yang memperkuat hubungan personal kita, merencanakan masa depan, dan aktivitas untuk mengembangkan diri (self development).

Beberapa contoh aktivitas yang ada dalam kuadran 2:

  • Weekly planning
  • Mendesain hidup
  • Olahraga
  • Menghabiskan waktu dengan keluarga
  • Journaling
  • Membaca buku yang memperkaya hidup
  • Belajar, dan lain sebagainya

Menurut Stephen Covey, pada kuadran inilah seharusnya kita menghabiskan sebagian besar waktu kita; karena justru aktivitas pada kuadran ini yang akan membawa kebahagiaan dan kesuksesan untuk kita.

cara membuat prioritas penting vs urgen
Tidak semua pekerjaan penting adalah urgen, dan tidak semua pekerjaan urgen adalah penting

Sayangnya, bisanya ada dua hal yang menghalangi kita agar bisa menginvestasikan cukup waktu dan energi pada tugas di kuadran 2, yaitu

#1. Tidak tahu, apa yang sebetulnya penting untuk hidup kita. Logikanya sederhana saja; jika tidak pernah tahu, apa sebetulnya hal terpenting dalam hidup, maka akan sulit bagai kita untuk menentukan aktivitas apa saja yang akan mengisi waktu produktif kita. Alih-alih, kita hanya akan bergerak berdasarkan stimuli yang datang dari luar diri kita, atau tugas apapun yang punya deadline dalam waktu dekat.

Jika Sahabat termasuk dalam kelompok di atas, Motiva sangat menyarankan untuk mengikuti kelas “Mendesain Hidup“. Dalam kelas ini, teman-teman akan diajak untuk memahami potensi yang sudah Tuhan anugerahkan pada kita, dan bagaimana menggunakannya untuk mencapai tujuan dan kebahagiaan kita.

#2. Present bias. Sebuah kondisi yang menggambarkan kecenderungan untuk fokus pada apa pun yang paling mendesak saat ini. Inilah yang biasanya menjadi mode default kita. Jujur saja, sangat sulit untuk termotivasi melakukan sesuatu saat tidak ada tenggat waktu yang membayangi kita. Butuh willpower dan disiplin diri agar dapat termotivasi tanpa ada deadline. Karena itu, dua kualitas tersebut perlu senantiasa kita pupuk dan dipraktekkan teru-menerus. Kita pun perlu menjalani aktivitas dengan lebih mindful dan proaktif.

Artikel terkait: Saat To-do List malah Menimbulkan rasa Bersalah

Kuadrant 3: Tugas urgen dan tidak penting

Tugas pada kuadran 3, adalah tugas yang butuh perhatian kita saat ini (urgen), dan tidak membantu tercapainya tujuan kita di masa depan. Kebanyakan tugas pada kelompok ini biasanya berupa “interupsi” dari orang lain, dan membantu orang lain mencapai tujuan mereka,-yang sayangnya,- tidak membantu tercapainya tujuan pribadi ktia.

Berikut beberapa jenis pekerjaan yang masuk dalam kuadran 3:

  • Menjawab telepon
  • menjawab pesan/ chat
  • Mengecek (dan mungkin juga menjawab) email newsletter, promosi, pemberitahuan dari media sosial
  • Teman yang mampir saat istirahat pomo
  • Ipar atau tetangga yang datang curhat

Masih menurut Covey, pada kuadran inilah umumnya kita lebih banyak dan lebih sering menghabiskan waktu, meski kita beranggapan sedang mengerjakan tugas yang ada pada kuadran 1.

Ya, siapa sih yang tidak merasa membantu oranglain itu penting? Tidak berarti jika aktivitas pada kuadran ini salah lho, tapi kita perlu menyeimbangkannya dengan aktivitas pada kuadran 2.

Bila tidak, kita akan selalu merasa punya banyak pekerjaan, tapi tidak pernah membuat kemajuan terkait dengan tujuan jangka panjang.

matrik manajemen waktu
Gunakan time management matrix untuk menentukan prioritas

Kuadran 4: Tugas yang tidak penting dan tidak urgen

Aktivitas atau pekerjaan pada kuadran ini biasanya tidak butuh perhatian saat ini juga, plus tidak membantu kita mencapai tujuan panjang. Malahan aktivitas pada kuadran ini umumnya adalah aktivitas yang mendstraksi kita.

Contoh aktivitas pada kuadran ini antara lain:

  • Nonton TV
  • Berselancar di media sosial tanpa tujuan mencari informasi apa pun
  • Main games
  • Scrolling media sosial tanpa tujuan
  • Window shopping di e-commerce

Diakui atau tidak, aktivitas pada kuadran ini seringkali menimbulkan rasa bersalah dalam diri kita. Setelah binge watching Netflix seharian, bisa saja kita merasa, “Ah, seandainya saja, tadi menggunakan waktu untuk mengasah ketrampilan desain.”

Tapi nggak berarti juga aktivitas pada kuadran ini wajib dihilangkan sama sekali. bagaimanapun kadang kita butuh rekreasi sejenak. Alokasikan saja waktu pada kuadran ini tidak lebih dari 5% waktu aktivitas kita.

Tips untuk belajar membuat prioritas urgen vs penting

Membiasakan diri untuk membuat prioritas tentu butuh latihan. Tips dari Motiva dibawah ini, semoga bisa membantu Sahabat membuat prioritas dengan lebih baik.

  1. Buat daftar semua pekerjaan
  2. Letakkan setiap pekerjaan pada diagram time management matrix sesuai dengan kategori urgensi dan kepentingannya.

Selamat mencoba, semoga ulasan membuat prioritas di atas membantu Sahabat Motiva untuk lebih produktif.

Tulisan ini bermanfaat? Bagikan Sekarang

Berlangganan Artikel

Dapatkan tulisan terbaru tentang produktivitas & pengembangan diri yang lain melalui email. GRATIS.

Leave a Comment

On Key

Artikel Lainnya..

digital produk OKR

Strategi Mengembangkan Produk Digital dengan OKR Sederhana

Pengembangan produk digital telah menjadi bagian integral dari dunia bisnis modern. Di era di mana teknologi terus berkembang, organisasi yang ingin tetap bersaing harus mampu merancang, mengembangkan, dan meningkatkan produk digital mereka secara efisien.  Salah

produk digital

3 Cara Simpel Mengubah Keahlian Menjadi Produk Digital

Ketika Anda memiliki keahlian atau pengetahuan yang unik, mengubahnya menjadi produk digital yang sukses bisa menjadi pilihan cerdas. Namun, bagaimana cara Anda melakukannya? Dalam artikel ini, kami akan menguraikan tiga cara sederhana untuk mengoptimalkan keahlian

5 Langkah Mudah Mengubah Keahlian Menjadi Produk Digital

Anda mungkin sudah mempunyai keahlian unik, apakah itu dalam menulis, desain grafis, pengajaran, atau bidang lainnya. Tetapi, pernahkah Anda berpikir bahwa keahlian Anda bisa menjadi sumber penghasilan tambahan melalui produk digital? Dalam artikel ini, kita