Kita semua sering berharap kalau saja sehari lebih dari 24 jam. Apalagi saat di penghujung hari, kita melihat hanya beberapa tugas saja yang seleseai. Duh, rasanya jadi pengen mengkritisi diri sendiri; “Ngapain aja aku seharian? “
Dan ketika teringat tujuan hidup/ goals, kita hanya bisa mengeluh, bahwa kita tidak punya cukup waktu untuk mengerjakan hal-hal penting untuk tujuan hidup kita (tugas dalam kuadran II).
Memiliki kemampuan cara mengatur waktu dengan efektif memang sebuah ketrampilan tersendiri. Banyak orang berharap memiliki ketrampilan ini agar bisa menyelesaikan pekerjaan sehari-hari juga mencapai tujuan hidupnya.
Sebetulnya bukan waktu kita yang kurang, hanya saja, kita lebih sering melakukan pekerjaan berdasarkan apa yang muncul di hadapan kita. Sedihnya lagi, saat kita punya sedikit punya waktu luang, lagi-lagi hal tak terduga muncul, dan kembali mengganggu fokus.
Kesalahan yang sama juga terjadi meski saat kita memiliki waktu lebih longgar/ tidak ada interupsi. Kita tetap beraktivitas dengan pola yang sama setiap harinya.
Jadi, apa yang harus kita lakukan agar mampu meraih tujuan hidup, walaupun saat ini punya kesibukan?
Cara mengatur waktu yang efektif untuk meraih tujuan hidup
Ada satu hal yang sering kita lupakan saat berupaya mengatur waktu, yaitu mengorganisasikan tugas. Tanpa mengorganisasikan atau mengelompokkan tugas, sulit melihat mana yang akan diselesaikan dalam satu hari, juga seberapa penting hal tersebut untuk goals jangka panjang kita.
Dengan mengorganisasikan tugas, kita tidak hanya mampu mengatur tugas/ pekerjaan kita dengan efektif, tapi juga mengurangi kecenderungan kita menunda menyelesaikannya. Apalagi jika tugas tersebut merupakan bagian dari rencana jangka panjang.
Untuk lebih jelasnya, berikut cara mengatur waktu yang efektif untuk menyelesaikan pekerjaan hari ini dan meraih tujuan hidup.
#1. Tentukan goal dengan jelas
Goal setting sebetulnya hanya salah satu bagian dari proses mengatur waktu yang efektif. Tentu saja, goals ini harus jelas, terukur, dan tertulis.
Mengapa harus tertulis? Karena dengan menuliskan goals di atas kertas kita akan dapat melihat dengan mudah, proses apa yang perlu dilakukan pertama kali, bagaimana mencapainya, dan goal mana yang perlu diprioritaskan saat ini.
Jangan lupa sertakan alasan mengapa Motivans menginginkan hal tersebut dan kapan kira-kira goal tersebut diharapkan tercapai.
#2. Kelompokan/ organisasikan
Langkah kedua adalah mengelompokan goals yang telah dibuat; mana yang menjadi goals jangka pendek dan mana yang jangka panjang. Tentu, untuk goals yang jangka panjang, Motivans perlu juga membuat tahapan pencapaiannya.
Dengan tahu goals mana yang akan dicapai dalam satu tahun, akan memudahkan Motivans menentukan aktivitas mana yang perlu dikerjakan hari ini, minggu depan, atau malah cukup didelegasikan.
Menuliskan tujuan di atas kertas, juga akan membantu Motivans lebih mudah fokus pada apa yang sedang dikerjakan saat ini. Tidak terdistraksi dengan pikiran “andai sekarang aku mengerjakan …” karena sadar, jika setiap aktivitas telah punya alokasi waktu.
#3. Membuat prioritas waktu
Dalam bukunya “7 Habits of Highly Effective People“, Sthephen Covey menulis
“The key is not to priorities what’s on your schedule, but to schedule your priorities”
Sthephen Covey
Jadi kunci mengatur waktu yang efektif sebetulnya terletak pada bagaimana kita memprioritaskan hal yang penting untuk kita.
Dalam buku tersebut, Covey menyarankan penggunaan kuadran prioritas ciptaan Eisenhower, yang membedakan pekerjaan berdasarkan
- Urgen dan penting
- Tidak urgen tapi penting
- Urgen tapi tidak penting
- Tidak urgen dan tidak penting
Sahabat Motiva dapat membaca penjelasannya pada artikel “Cara Membuat Prioritas, Penting Vs Urgen“.
Dalam bedah buku “15 Rahasia Manajemen Waktu” guru kita coach Aji juga menyarankan agar tidak memasukkan hal yang penting dalam to-do list, namun menjadwalkannya pada kalender, kapan tugas tersebut akan dikerjakan, pada jam berapa, dan berapa lama.
Cara untuk memulai menggunakannya, selama seminggu cobalah luangkan waktu untuk melacak bagaimana Motivans menggunakan waktu sehari-hari.
Masukkan setiap kegiatan yang Motivans lakukan langsung ke dalam tabel kuadran. Di akhir minggu coba lakukan review apakah setiap quadran sudah mendapat porsi yang seharusnya.
Ingin tahu bagaimana membuat jadwal yang tepat sesuai peran yang Motivans miliki?
Yuk ikuti kelas online “Time Mangement Mastery” yang akan dipandu langsung oleh coach Darmawan Aji. Di kelas ini Motivans akan belajar bagaimana menentukan jadwal yang tepat, sekaligus membuat time blocking, serta teknik unscheduling yang tepat. Penasaran? Silahkan ikuti tautan di bawah untuk mendaftar, ya.
Langkah #4. Kenali dimana posisi Sahabat saat ini
Akan sulit untuk mengatur waktu dengan baik jika tidak memahami kondisiMotivans saat ini. Jadi jangan lupa, perhitungkan tanggung jawab apa yang sedang diemban, peran yang sedang dijalankan, dan butuh berapa lama setiap peran tersebut dilaksanakan.
Jika ingin menambah satu aktivitas yang berkaitan dengan tujuan jangka panjang, apakah perlu ada peran yang dilepaskan atau cukup didelegasikan?
Coach Darmawan Aji sering mengibaratkan waktu sebagai susunan buku di dalam rak. Saat hendak menambah satu kegiatan baru, berarti kita memasukkan satu buku ke dalam rak. Tidak masalah jika rak tersebut masih longgar, jika sudah penuh, bukankah beberapa buku perlu dikeluarkan agar buku baru muat masuk ke dalam rak?
Langkah #5. Hindari prokrastinasi alias penundaan
Salah satu musuh besar dari manajemen waktu adalah penundaan.
Jujur saja, kita bisa selesai menentukuan tujuan hidup, membuat prioritas waktu, tapi jika masih terbiasa menunda, semua akan sia-sia.
Jadi apa yang harus dilakukan?
“Saat ingin menunda, segera kerjakan” begitu nasehat coach Aji dalam buku “Kitab Anti Penundaan“
Akan lebih baik jika Motivans juga tahu apa yang biasanya menjadi penyebab penundaan yang Motivans lakukan. Karena solusi masalah penundaan juga terkait dengan akar masalahnya.
Semoga lima cara mengatur waktu di atas, membantu Motivans mengalokasikan waktu dan meraih tujuan hidup. Selamat mencoba, jangan lupa, kabari kami perkembangannya, ya.
