Apa yang Sahabat rasakan saat di akhir hari ternyata daftar pekerjaan harian yang dibuat belum selesai? Dan ini tidak terjadi sekali dua kali, tapi terjadi setiap hari. Kesal pada diri sendiri, atau malah percaya diri mulai terkikis?
Menurut Heidi Grant, penulis buku “No One Understands You and What to Do about It“, kebanyakan kita memang sangat optimistis. Tidak heran jika di pagi hari kita menulis banyak to-do dan sangat yakin jika nanti sore semua pekerjaan tersebut akan selesai.
Sayangnya, harapan tersebut seringkali tidak berdasar kenyataan. Akibatnya, rasa bersalah, cemas, rasa percaya diri terhadap kemampuan diri sendiri mulai turun.
Hidup memang seringkali berjalan di luar rencana kita. Setiap hari, setiap bulan akan selalu ada hal-hal yang akan mengganggu selesainya daftar pekerjaan. Namun, seperti aturan penyelesaian masalah pada umumnya, apa yang kita lakukan saat menghadapai masalah adalah intinya.
Karena itu, sebelum unfinished to-do list ini mengikis rasa percaya diri, ada baiknya jika mulai mengatur ulang dan melihat lebih realistis kemampuan yang kita miliki.
Saat daftar pekerjaan terasa sulit untuk diselesaikan
Ada dua hal perlu dilakukan untuk mengurangi rasa bersalah karena daftar pekerjaan yang tidak selesai; yaitu keberanian mengurangi jumlah tugas dan kemampuan mengelola harapan atau ekspektasi pada diri sendiri.
Tujuan dari dua hal tersebut adalah berempati dan membangun kembali rasa percaya diri karena ketidakmampuan menyelesaikan to-do list yang telah dibuat.
Dan berikut langkah yang perlu dilakukan saat to-do list yang tak selesai mulai menimbulkan rasa bersalah.
#1. Reframe atau “bingkai ulang” situasi yang terjadi
Sudah hal umum jika kita lebih mudah mengkritik diri sendiri dibanding dengan orang lain. Dan perasaan bersalah tersebut otomatis akan muncul saat daftar pekerjaan yang kita rencanakan hanya selesai 1-2 poin saja.
Sebetulnya, rasa bersalah itu muncul karena “gambaran cerita” atau “soundtrack“ yang kita putar di kepala kita. Padahal bisa jadi, orang lain pun sibuk dengan pekerjaan mereka sehingga tidak benar-benar memperhatikan berapa jumlah to-do yang bisa kita selesaikan.
Jadi alih-alih merasa bersalah, coba tanyakan pada diri sendri, adakah cara lain untuk melihat situasi ini? Misalnya, cek berapa lama waktu yang sudah kita gunakan untuk mengerjakan pekerjaan penting hari ini? Bisa jadi kita tidak menyelesaikan to-do karena waktu untuk pekerjaan tersebut molor beberapa jam. Adakah panggilan meeting mendadak, dan membuat jam kerja terpotong sebagian?
Lakukan review dan pastikan Sahabat tahu apa saja yang sudah Sahabat kerjakan seharian ini.
#2. Definisikan ulang arti produktivitas
Seperti para ibu yang sering merasa tidak produktif atau belum bisa ngatur waktu. Padahal setiap hari, seorang ibu umumnya sudah punya feeling bagaimana memprioritaskan pekerjaan hariannya; seperti apakah mau masak dulu, nyuci baju, atau setrika dulu?
Begitu juga dengan to-do list, akan sangat membantu untuk memikirkan faktor apa saja yang menghalangi sehingga to-do list tidak bisa diselesaikan.
Hari ini mungkin hanya 1-2 pekerjaan saja yang bisa dicoret dari to-do atau daftar pekerjaan. Tapi selesainya dua pekerjaan tersebut ternyata membantu teman menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. Waktunya memang sedikit molor karena butuh beberapa revisi langsung, tapi syukurlah 2 pekerjaan tersebut juga termasuk pekerjaan yang sangat penting dan membantu usaha pencapaian target perusahaan. Bukankah hal seperti ini juga patut dihargai?
Begitulah, mendefinisikan ulang arti produktivitas, bisa sangat membantu mengurangi rasa bersalah yang datang saat tidak bisa menyelesaikan to-do list yang direncanakan.
Produktivitas kadang tidak hanya berarti jumlah tugas yang selesai, tapi juga bisa berarti kontribusi yang kita berikan untuk orang lain.
#3. Kenali batasan
Perasaan bersalah juga bisa muncul karena kita merasa tidak bisa meraih potensi terbaik seperti yang kita harapkan. Rasa tidak pecaya diri pada kemampuan diri sendiri akhirnya muncul.
Godaan atau pikiran yang umumnya muncul bisa berupa “Seandainya saya bekerja lebih keras lagi, atau lebih lama lagi, target itu mungkin akan tercapai“.
Pemikiran seperti itu sebetulnya tidak salah. Hanya saja, kadang ada beberapa hal yang memang tidak butuh perhatian atau perlu kita perhatikan
Karena itu, kenali apa yang menjadi batasan kita. Bagaimanapun waktu dan energi kita terbatas. Tidak semua hal bisa kita capai dalam kurun waktu yang sama.
Untuk mengurangi rasa bersalah, biasakan berkata jika “saya memilih tidak melakukan bukan karena tidak bisa, namun karena memang memutuskan atau memilih tidak melakukan”.
#4. Realistis lah dengan to-do list yang dibuat
Membuat daftar pekerjaan lebih realistis membantu mengatasi efek psikologis dari to-do yang semakin panjang. Karena itu tidak ada salahnya melakukan review pada cara kita membuat to-do list, apakah selama ini sudah realistis, atau karena hanya ingin mengikuti gambaran ideal?
Empat langkah berikut bisa Sahabat Motiva gunakan untuk mendapatkan gambaran apakah to-do list yang dibuat selama ini sudah realistis.
- Lacak kebiasaan kerja. Kesalahan tidak akan pernah bisa ditemukan jika kita tidak pernah tahu ada dimana letak kesalahan tersebut. Cobalah lakukan percobaan selama 1-2 minggu bagaimana biasanya Sahabat Motiva menyelesaikan pekerjaan setiap hari. Setiap pagi tulislah to-do list yang hendak dikerjakan dan diakhir hari cek berapa jumlah pekerjan yang sanggup Sahabat Motiva selesaikan. Tujuan dari percobaan ini untuk mengetahui, sebetulnya ada berapa banyak jumlah pekerjaan yang bisa Sahabat lakukans setiap hari.
- Lakukan review. Setelah waktu yang ditentukan, coba hitung berapa rata-rata pekerjaan yang bisa Sahabat lakukan selama ini. Jika Sahabat punya 5-10 daftar tapi hanya bisa mencoret 2-3 pekerjaan, maka tidak heran jika Sahabat mudah merasa bersalah dan stres melihat daftar pekerjaan yang semakin panjang. Mulailah jujur pada diri sendiri dengan memangkas jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan.
- Tentukan fokus. Menurut Grant, fokus adalah salah satu kunci agar daftar pekerjaan kita tidak semakin panjang. Grant menyarankan agar memilih pekerjaan 1-3 poin saja, dan pastikan hanya pekerjaan yang benar-benar ingin diselesaikan. Setiap hari kita tidak punya banyak waktu untuk menyelesaikan semua peran kita. Karena itu membuat prioritas dan memilih akan diletakan dimana fokus kita adalah cara terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan.
- Jadwalkan atau buang to-do lama. Hampir semua orang punya daftar to-do sometimes. Dan karena “sometimes” seringkali kita tidak punya rasa tanggung jawab untuk segera menyelesaikannya. Ironinya, daftar pekerjaan itu juga membuat kita merasa bersalah dan tidak kompeten. Karena itu, agar perasaan bersalah tidak semakin besar, coba cek, apa sebetulnya alasan kita tidak segera menyelesaikannya.
- Apakah karena tidak tahu harus mulai darimana?
- Apakah terasa rumit, sehingga perlu dipecah beberapa pekerjaan?
- Apakah saat ini masih perlu dikerjakan,?
- Apakah akan ada masalah jika to-do tersebut dibuang?
Sekali lagi, jujurlah pada diri sendiri, jika memang sudah tidak mungkin dikerjakan, maka sebaiknya buang saja. Atau jika masih ingin dikerjakan, maka segera jadwalkan dan jangan menambah daftar pekerjaan sebelum to-do sometimes tersebut selesai dilakukan.
Menghilangkan kebiasaan memperpanjang daftar pekerjaan
Agar kebiasaan di atas tidak terjadi lagi, maka mulailah lakukan hal berikut ini:
#1. Terima kondisi
Waktu memang sumber daya yang terbatas. Jadi, diakui atau tidak, jenis pekerjaan yang bisa kita lakukan pun akan terbatas. Karena itu, berdamailah dengan kondisi ini!
2. Tentukan target baru
Setelah menerima kondisi yang seringkali berubah dan tidak sesuai dengan ekspektasi, maka kini saatnya menentukan target baru. Tidak hanya untuk diri sendiri tapi juga orang lain.
Hindari keinginan untuk menyenangkan orang lain dengan membuat banyak janji. Katakan pada teman, klien atau siapa saja yang ada dalam hubungan pekerjaan bahwa saat ini Sahabat hanya akan menambah pekerjaan setelah pekerjaan dalam daftar selesai.
#3. Empati pada diri sendiri
Kita semua selalu mengharapkan perubahan yang lebih baik. Kita dapat belajar mengatur waktu melakukan delegasi, membuat sistem, dan lain sebagainya. Tapi pada akhirnya, kita jugalah yang akan menentukan kesehatan mental kita.
Berhentilah terobsesi pada to-do list yang kita buat sendiri. Alih-alih terpaku pada 5 hal yang belum kita selesaikan fokuslah pada 3 hal yang sudah diselesaikan dan memperlancar pekerjaan orang lain, misalnya.
Biasakan juga berkata lebih positif pada diri sendiri, seperti “Saya telah melakukan yang terbaik, dan saya bangga pada diri saya hari ini“.
Selamat mencoba, dan berproses untuk menjadi lebih baik, ya. Salam produktif!
