Masih Sering Gagal Mengatur Waktu ? 10 Masalah Mengatur Waktu Ini Mungkin Sebabnya (Part. 2)

Artikel ini merupakan lanjutan dari artikel “7 Masalah Mengatur Waktu dan Solusinya“. Motiva sengaja membagi artikel masalah mengatur waktu ini menjadi 2 agar lebih nyaman dibaca dan mudah diingat.

Masalah mengatur waktu memang tricky, kita tidak hanya berkutat dengan to-do list atau sekedar menetapkan waktu kapan tugas A akan dikerjakan.

Ada banyak hal mempengaruhi keberhasilan kita mengatur waktu. Berikut ini 10 masalah manajeman waktu sekaligus ide untuk mengatasinya.

Masalah mengatur waktu, dan cara mengatasinya

#1. Tidak Bisa memperkirakan kebutuhan waktu

Kesalahan dalam manajemen waktu yang pertama adalah, tidak bisa memperkirakan kebutuhan waktu untuk setiap task, to-do, atau project. Kebanyakan kita hanya fokus pada “ideal waktu” yang kita inginkan, bukan waktu sebenarnya yang kita butuhkan.

Ada 5 penyebab mengapa kita lebih suka memperkirakan waktu berdasar ekspektasi, bukan realita.

1. Meremehkan kompleksitas pekerjaan
2. Mengabaikan pengalaman sehari-hari atau di masa lalu untuk tugas yang sama
3. Berpikiri jika pekerjaan akan berjalan lancar, tanpa hambatan atau tidak ada perubahan
4. Membuat perkiraan yang terlalu optimis agar disebut hebat karena mampu menyelesaikan pekerjaan dengan cepat
5. Tidak terlalu aware dengan kompetensi pribadi

Solusi mengatur waktu untuk si Idealis

1. Hitung rasio fudge Sahabat. Caranya buat daftar tugas, perkirakan berapa lama Sahabat akan menyelesaikan setiap tugas (sub tugas), kemudian catat waktu aktual pengerjaan. Jika sudah hitung rasio fudge dengan membagi waktu aktual dengan waktu perkiraan. Misalkan jika Sahabat memperkirakan satu pekerjaan selesai dalam 2 jam, tapi pada kenyataanya, pekerjaan tersebut selesai selama 3 jam. Maka rasio fudge Sahabat adalah 1,5. Tujuan dari penghitungan rasio ini, jika kelak Sahabat melakukan pekerjaan yang sama atau sejenis, maka Sahabat dapat memperkirakan alokasi waktu yang sebenarnya.
2. Selalu review time tracker untuk setiap pekerjaan yang dilakukan.
3. Pertimbangkan skenario terburuk, seperti interupsi, kondisi mental block dan lain sebagainya.
4. Jika mungkin minta feedback dari orang lain terkait dengan cara Sahabat mengatur waktu.

#2. Tidak menerapkan attention management

Ada hal lain yang lebih mempengaruhi produktivitas dibanding mengatur waktu, yaitu attention management. Cara kita mengenali dan mengolah kemampuan otak dan fokus akan sangat mempengaruhi kemampuan menyelesaikan rencana kerja atau tidak.

Solusi untuk membantu manajemen fokus

1. Jika mungkin, kendalikan lingkungan. Cobalah komunikasikan kepada keluarga dan teman kapan Sahabat tidak bisa diganggu dan kapan terbuka untuk telepon obrolan dan lain-lain. Pindahkan juga handphone ke mode “Don’t disturb“.
2. Identifikasi hal-hal yang sering mencuri perhatian. Sebagian dari kita menyukai bekerja sambil mendengarkan musik, sesekali check pembaruan media sosial dan lain sebagainya. Semuanya tidak masalah selama tidak mengganggu fokus atau perhatian. Tapi jika ternyata kebiasaan tersebut banyak mencuri perhatian, artinya kebiasaan tersebut perlu dikoreksi.
3. Olahraga dan meditasi. Menurut penelitian Harvard Medical School, olahraga teratur mampu meningkatkan daya ingat, konsentrasi, dan ketajaman pikiran. Sementara meditasi bisa membantu fokus lebih baik.

#3. Mengerjakan semua pekerjaan sendiri

Apapun profesi yang Sahabat Motiva saat ini, jika ingin lebih produktif, sebaiknya mulai belajar mendelagasikan tugas.

Kita semua hanya memiliki waktu 24 jam, energi kita pun terbatas, dan jika kita memaksakan diri mengerjakan semua sendirian, kita akan mudah merasa stres, kurang efektif bekerja, dan kualitas pekerjaan kita pun bisa menurun.

Solusi untuk si Everything on My own

1. Belajarlah mendelegasikan tugas. Mendelagasikan tugas tidak harus punya karyawan atau (untuk ibu rumah tangga) punya ART. Ada beberapa pekerjaan yang bisa kita outsource-kan. Misalnya menghitung keuangan bisnis, membuat desain grafis, dan lain sebagainya. Untuk ibu rumah tangga, bisa mulai menggunakan jasa housekeeping, pesan antar, laundry, dan masih banyak lagi. Temukan apa yang bisa Sahabat delegasikan, dan lakukan.
2. Otomatisasikan pekerjaan rutin. Katakanlah Sahabat adalah project manager yang perlu melakukan pengawasan pada project yang berjalan, merencanakan konten, melakukan penagihan, dan masih banyak lagi. Cobalah mulai gunakan software untuk melacak kemajuan tim, software keuangan atau otomasasi banking untuk melakukan penagihan dan pembayaran, aplikasi konten manajemen untuk update konten dan lain sebagainya.

Artikel terkait: Arti Produktivitas Tidak Hanya Tentang Mengatur Waktu

#4. Lebih suka terlihat sibuk, dibanding efektif

Sibuk dan produktif merupakan dua hal yang berbeda. Kita bisa saja sibuk membersihkan email, merapikan to-do list sepanjang hari, tapi tetap saja, dua pekerjaan tersebut tidak berarti dalam produktivitas kita.

Sibuk dengan hal-hal yang tidak penting (apalagi bisa didelegasikan) biasanya tidak membawa kita mendekat pada tujuan, bahkan semakin membuat kita cemas dan tidak tenang.

Penyebab kita selalu sibuk, biasanya hanya masalah prioritas dan terlalu overthinking, hingga akhirnya tidak ada pekerjaan penting yang selesai.

Tips mengatur waktu untuk si Sibuk

1. Coba berlatihlah menggunakan prinsip pareto, fokus pada 20% tugas yang memberikan hasil 80%. Misalkan, daripada sibuk membuat rencana yang sempurna, gunakan 80% waktu untuk mulai mengerjakan sub tugas dan gunakan waktu 20% untuk melakukan review dan merencanakan action selanjutnya.
2. Gunakan teknik 4D saat ada interupsi atau distraksi; delete, delegate, defer, atau do it now.
3. Atau gunakan teknik prioritas ABCDE; A untuk tugas yang paling penting, B tugas yang kurang penting, C untuk tugas yang tidak ada konsekuensi apapun jika tidak dikerjakan, D abrevasi dari delegasikan, dan E untuk eliminate aka. dibuang.
4. Fokus saja pada 3 hasil utama dalam periode tertentu (3 utama dalam satu hari, 3 utama dalam satu minggu, dan 3 utama dalam satu bulan).
5. Coba strategi 1-3-5; 1 tugas paling besar, 3 tugas dengan prioritas medium, dan 5 tugas paling ringan setiap hari

Silahkan Sahabat pilih metode mana yang paling tepat untuk keseharian Sahabat. Paling tidak cobalah 1 metode selama 1-2 minggu sebelum berpindah ke metode lainnya.

#5. Kurang menguasai ketrampilan atau tools yang membantu pekerjaan

Rahasia lain dalam mengatur waktu adalah kemampuan kita terkait dengan pekerjaan yang kita lakukan. Misalkan saja kemampuan dalam berkomunikasi, menggunakan tools atau aplikasi yang mendukung pekerjaan bisa dilakukan dengan lebih efektif, kemampuan memecahkan masalah, berpikir kreatif, self-awareness, membuat keputusan, dan masih banyak lagi.

Artikel terkait: Ketrampilan Penting dalam Mengatur Waktu

Tanpa kemampuan utama dan kemampuan tambahan seperti yang disebutkan di atas, tidak akan pernah ada metode, buku, atau pelatihan time management yang akan membantu kita berkembang dan mencapai tujuan dalam karir dan hidup kita.

Tips mengatur waktu untuk si Standar aja

1. Mulailah asah ketrampilan profesional. Biasakan mereview ketrampilan profesional, cari cara bagaimana meningkatkan kemampuan, dan ketahui ketrampilan tambahan apa yang Sahabat butuhkan.
2. Beranilah mencoba hal baru, termasuk tools yang bisa mengefektifkan pekerjaan Sahabat.
3. Tingkatkan soft skills. Mempuanyai kemampuan teknikal yang mumpuni sangatlah baik. Tapi akan lebih keren lagi, jika bisa melengkapi kemampuan tersebut dengan kemampuan komunikasi, kemauan untuk belajar hal baru, mudah beradaptasi dengan perubahan, mampu bekerja dibawah tekanan dan masih banyak lagi.

#6. Mudah terdistraksi

Email, notifikasi, media sosial, catatan yang berantakan, biasanya sering menjadi pengganggu utama selama waktu produktif. Oh, tentu banyak sekali tips di internet tentang bagaimana mengatasi distraksi-distraksi tersebut. Tapi intinya adalah, kita mudah terdistraksi dari pekerjaan yang penting oleh hal yang kurang penting (atau malah tidak penting sama sekali).

Jujur saja, kita semua pernah mengalami gangguan seperti di atas; klien yang menelpon untuk mendiskusikan hal urgen, teman yang tiba-tiba datang curhat, dan masih banyak lagi.

Tidak berarti kita harus menghilangkan semua distraksi, toh bagaimanapun kita adalah makhluk sosial yang butuh berhubungan dengan orang lain bukan? Tapi tetap kita harus mampu mengatur distraksi ini agar tidak mengganggu produktivitas.

Tips mengatur waktu untuk yang mudah terdistraksi

1. Tetapkan waktu kapan Sahabat bisa menerima telepon, membuka email, atau mebalas chat. Gunakan chat status seperti pada WA untuk mengabarkan kapan Sahabat bisa diganggu. Dan yang paling penting, jangan lupa jadwalkan waktu untuk task penting yang butuh fokus penuh.
2. Cobalah lakukan meeting dengan berdiri. Kabarkan pada tim untuk mempersiapkan apa saja yang ingin disampaikan dalam meeting. Dan tetapkan waktu meeting tidak lebih dari 20 menit.
3. Belajar berkata tidak
4. Miliki jadwal untuk bekerja, bersosialisasi, dan self-care

#7. Membiasakan diri dengan rutinitas, bukan habit

Aktivitas yang kita lakukan setiap hari bisa merupakan rutinitas ataupun habits. Kedua-duanya sama-sama kita lakukan setiap hari, dan kadang kita sulit membedakannya. Satu-satunya hal yang membuat keduanya berbeda adalah bagaimana pengaruhnya pada ketahanan energi kita.

Habits adalah rutinitas yang kita lakukan dengan sedikit pemikiran, bahkan mungkin kita tidak perlu memutuskan mau melakukannya atau tidak; sehingga energi yang dibutuhkan untuk memutuskan juga lebih sedikit.

Beda halnya dengan rutinitas, aktivitas ini biasanya butuh kesadaran penuh, dan energi untuk memutuskan apakah hendak melakukan atau tidak.

Kabar baiknya, kita bisa membuat rutinitas ini sebagai kebiasaan atau habits.

Tips mengatur waktu untuk si Penganut rutinitas

Cobalah mulai membangun habit atau kebiasaan baik. Pilih apa yang menjadi pemicu, lakukan action yang terkait dan lakukan sesuatu sebagai reward dari action tersebut.

Contoh prakteknya, Sahabat Motiva melakukan standing up meeting (pemicu) pada jam 10 pagi. Selesai meeting, disable semua notifikasi, dan mulai mengerjakan task paling penting (rutinitas) hingga pukul 12.00 siang atau kapan saja, yang penting pekerjaan selesai.

Sahabat motiva dapat belajar membangun kebiasaan baik yang sesuai tujuan hidup di kelas “27 Hari mengubah Hidup“. Click tombol di bawah ini untuk mendapatkan informasi lengkap tentang kelas tersebut.

#8. Menghindari otomatisasi

Apapun pekerjaan kita, sebetulnya banyak hal bisa di-otomatisasikan. Misalkan untuk pemilik bisnis, update content, menyebarkan newsletter, merencanakan konten, bisa dengan menggunakan aplikasi yang membantu proses update lebih mudah.

Tapi kadang emosi, idealisme, atau keengganan membayar lebih, menahan kita meng-otomastikan pekerjaan rutin kita.

Tips mengatur waktu untuk si Konvensional

1. Lakukan review untuk tugas rutin, dan bangun sistem yang membuat tugas-tugas tersebut dapat dilakukan dengan lebih efektif.
2. Mulailah gunakan aplikasi yang membantu tugas rutin kita lebih efektif dilakukan. Misalkan dengan subscribe pembayaran rutin, menggunakan aplikasi untuk tracking project, atau malah tools atomatis seperti Zapier dan IFTTT (If This Then That).

#9. Enggan melakukan break down pekerjaan

Task, project yang besar, rencana masa depan sering terasa terlalu rumit untuk dikerjakan; dan biasanya membuat kita stres atau malah menunda memulai.

Dengan mem-break down pekerjaan atau rencana besar menjadi sub-sub tugas/ planning, tugas atau rencana tersebut akan lebih terlihat doable dan lebih mudah diselesaikan. Kita pun akan merasa lebih produktif dan efisien.

Tips mengatur waktu untuk pemilik rencana/ project besar

1. Biasakan melakukan pembagian tugas/ rencana. Pembagiannya bisa berdasarkan jenis tugas, atau membagi pekerjaan berdasarkan waktu, misalnya 20-30 menit.
2. Break down tugas/ rencana berdasarkan urutan penyelesaian.
3. Selalu lakukan review agar tahu perkembangan setiap tugas/ rencana.

#10. Tidak mengatur energi

Waktu yang kita miliki akan selalu sama, 24 jam, tapi tidak dengan energi kita. Kapasitas energi mudah terkuras karena aktivitas, kondisi emosi, lingkungan, bahkan mental.

Tips mengatur energi untuk produktivitas

1. Bangun kebiasaan untuk menghemat energi memutuskan, misalkan dengan mengurangi pilihan untuk hal-hal rutin (pilihan makanan atau pakaian).
2. Berhentilah menunda
3. Minimalkan task switching
4. Belajar untuk berkata tidak pada hal-hal yang memang tidak terlalu penting untuk dilakukan.
5. Kurangi log in media sosial
6. Kurangi overthinking, dan praktekkan positive self-talk

Dari 10 pengganggu di atas, manakah yang biasa menjadi penghambat produktivitas Sahabat Motiva? Semoga solusi untuk masalah mengatur waktu yang Motiva berikan bisa membantu Sahabat Motiva lebih produktif, ya.