Kontak kami

081271833602

Prokrastinasi, Penyebab dan Cara Mengatasinya

alasan prokrastinasi karena terlalu banyak ide

Apa cara terbaik untuk mengatasi prokrastinasi; just do it, kerjakan selama dua menit, atau bagi pekerjaan menjadi tugas-tugas kecil?

Begitulah, memang ada banyak cara untuk mengatasi prokrastinasi, dan setiap solusi terkait dengan akar masalahnya. Karena itu agar dapat mengetahui cara terbaik untuk mengatasi penundaan atau prokrastinasi, kita perlu tahu terlebih dahulu akar masalah atau alasan kita menunda.

5 Alasan menunda atau prokrastinasi

Saat melihat to-do list kadang kita berpikir jika sudah punya sistem untuk mengerjakannya. Atau mungkin, merasa mampu mengerjakan dengan lebih cepat, lebih smart; jadi okay saja jika menunda atau mengerjakan mendekati deadline.

Apalagi jika tiba-tiba ada sebuah ide datang. Kita merasa sayang jika ide-ide tersebut menghilang tanpa segera dieksekusi. Kita merasa smart, kreatif, dan mampu mengerjakan semua dalam satu waktu. .

Tapi sayangnya, bukan itu yang terjadi. Begitulah, manusia memang seringkali salah mengira dengan kemampuannya. Dan itulah yang menjadi alasan mengapa kita suka menunda alias procrastinating.

Kita mengira besok akan mampu menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. Tapi ternyata ada gangguan koneksi, atasan juga meminta pekerjaan lain dikerjakan lebih dahulu, masih ditambah anak yang sedang ngambek minta ditemani. Akhirnya, rencana eksekusi tugas pun gagal total.

Jadi apa yang perlu kita lakukan agar kita berhenti menunda?

Solusi penundaan terbaik tentu tergantung dengan masalah atau penyebabnya. Cek yuk, daftar di bawah, apa sih sebenarnya yang menjadi penyebab Sahabat Motiva menunda.

#1. Menunda karena menunggu sempurna

Sering kesulitan memulai rencana karena merasa timingnya tidak tepat? Merasa ada hal-hal detail yang perlu disiapkan tapi bingung juga kapan persiapan seharusnya selesai? Hati-hati lho, siapa tahu Sahabat Motiva terkena penyakit penundaan dengan gejala perfeksionis

Tipe prokrastinator yang perfeksionis biasanya menghabiskan banyak waktu untuk memperhatikan detail yang sebetulnya tidak terlalu penting. Mereka yang berada di kelompok ini seringkali merasa stres karena merasa ada banyak hal yang perlu dilakukan. Bahkan jika sanggup mulai satu pekerjaan, mereka sering merasa stuck pada saat proses mengerjakan. Kelompok ini biasanya merasa khawatir bila hasil akhir dari pekerjaan, tidak akan sama dengan apa yang mereka harapkan.

alasan prokrastiansi karena ingin detail sempurna

Solusi bagi si Perfeksionis

Dibandingkan terlalu berfokus pada detail yang diinginkan,  cobalah fokus pada tujuan tugas/ tujuan tersebut, dan tetapkan batas waktu untuk setiap pekerjaan. Dengan cara ini Sahabat akan mampu fokus dan menyelesaikan tugas dalam waktu yang telah ditentukan

Contoh kasus:

Si Fulan ingin menyelesaikan materi di kelas “Produktivitas 101” dari ruangtraining. Saat mengikuti kelas Fulan menyadari jika ia perlu meluangkan waktu 30-60 menit untuk menyimak dan mengerjakan tugas. Agar materi tidak lupa, ia berencana membuat sebuah jurnal materi sekaligus perkembangan perubahannya.

Namun, karena belum menemukan format journal yang tepat, maka ia menunda menyimak pelajaran. Menurutnya daripada mengulang menyimak pelajaran, lebih baik sekalian saja, saat kondisi sudah siap.

Pada kasus ini, si Fulan lupa, bahwa tujuannya adalah belajar dan membuat perubahan kebiasaan agar kesehariannya lebih produktif. Namun, karena merasa jurnal catatan (red; detail pelaksanaan) belum siap, maka ia memilih menunda. Padahal journal dapat menggunakan catatan digital, buku tulis sederhana, atau apapun, yang penting dapat dikumpulkan dan tidak mudah tercecer.

#2. Menunda karena terlalu banyak ide

Sebagian orang sangat menyukai membuat rencana yang ideal dibanding melakukan action atas rencana tersebut. Mereka yang ada di kelompok ini biasanya selalu punya ide besar untuk masalah atau tugas yang sedang dihadapi. Tapi sedikit sekali eksekusi.

Terkait dengan penundaan, para pemilik ide besar ini biasanya dikenal dengan nama “The Dreamer“. Para the dreamer ini biasanya sangat kreatif, tapi karena itulah mereka tidak menyukai hal detail, atau tugas yang rutin. Berbeda dengan perfeksionis yang menunda karena memperhatikan detail, “the dreamer” justru menunda karena ide-ide baru, dan mereka tidak sabar untuk mengeksekusi.

Mereka bersikap seperti itu karena sebenarnya tidak menyukai atau merasa pekerjaan tersebut akan membuat mereka tertekan.

Solusi untuk si Pemimpi

Agar ide tidak hanya menjadi imajinasi, cobalah membuat target yang jelas dan mungkin dilakukan setiap hari. Berlatihlah dengan memilih satu goal terlebih dahulu. Jika goal masih terlalu besar, pecah goal tersebut menjadi tugas kecil yang mungkin dilakukan saat ini juga.

Contoh kasus

Fulanah ingin membangun “morning routine“.

Maka SMART goal-nya akan menjadi: “Selama 3 minggu aku akan bangun jam 04.00 setiap hari“.

Breakdown rencana:

1. Mulai malam ini aku akan tidur sebelum jam 11.00 malam

Subtask:

  • Set alarm untuk mengingatkan waktu tidur
  • Menjadwalkan kegiatan meeting, belajar, beberes rumah lebih awal agar dapat tidur lebih cepat.

2. Di minggu pertama aku akan bangun jam 4.30 meskipun di hari libur.

Sub task:

  • Setelah ibadah pagi akan menggunakan waktu untuk berolahraga selama 30 menit sebelum memulai aktivitas harian

3. Melakukan pencatatan atau track progres yang dilakukan.

Melakukan pencatatan terhadap proses yang sedang dilakukan akan membantu mengetahui, tugas/ sub tugas mana yang tidak terlalu memberi dampak pada pencapaian rencana.

#3. Menunda karena khawatir penilaian orang lain

Orang dengan prokrastinasi tipe ini sering merasa tidak yakin jika mereka mampu menyelesaikan tugas yang diberikan kepada mereka (self-sabotage). Mereka lebih suka menunda melakukan pekerjaan tersebut karena takut dinilai buruk oleh orang lain.

Solusi bagi the avoider

Motiva tahu jika merapikan atau mengorganisasikan email termasuk tindakan yang produktif. Tapi jika pekerjaan tersebut dilakukan saat seharusnya menyelesaikan laporan, maka membersihkan email berarti prokrastinasi alias penundaan.

Mengorganisasikan email memang pekerjaan yang mudah, tapi tetap saja aktivitas tersebut berpotensi mencuri waktu dan energi mental. Karena itu, jangan pernah meletakkan “merapikan  email” pada daftar nomor 1 to-do list.

Mengerjakan pekerjaan yang paling berat paling sulit dan paling menantang di pagi hari akan membantu memberikan sense of achievement, sebuah cara membangun momentum jika hari itu Sahabat sudah cukup produktif.

Jangan lupa bagi tugas tersebut ke dalam tugas yang lebih kecil. Ketahui berapa lama waktu dan energi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan, kemudian lakukan perhitungan waktu dengan realistis.

alasan menunda karena tidak percaya diri

Contoh kasus

Jika belum terbiasa, menulis esai 2000 kata dalam satu waktu tentu terasa berat, butuh banyak waktu, dan mungkin juga butuh banyak usaha.

Sayangnya, satu-satunya jalan agar mampu dan terbiasa menulis  2000 kata setiap hari hanyalah mulai latihan menulis saat ini juga.

Jadi, cobalah membaginya dalam beberapa sub tugas seperti,

  1. Menulis pembukaan 100 kata selama 15 menit
  2. Membuat daftar isi selama 5 menit
  3. Memasukkan laporan keuangan selama 20 menit
  4. Membuat grafik berdasarkan laporan selama 20 menit
  5. Menulis case study berdasarkan data di atas sebanyak 100 kata selama 13 menit
  6. Menulis isi laporan sebanyak 400 kata selama 40 menit
  7. Membuat kesimpulan sepanjang 800 kata selama 2x 40 menit dengan istirahat selama 10 menit, dan seterusnya.

#4. Menunda karena merasa lebih kreatif dan mampu bekerja lebih fokus saat mendekati deadline

Tipe prokrastinasi ini biasa disebut dengan the crisis maker.

Para deadliners ini percaya jika mengerjakan tugas di menit-menit terakhir, akan membuat mereka lebih kreatif dan lebih baik karena sensasi dari tekanan waktu.

Mereka lupa mempertimbangkan faktor-faktor luar yang bisa saja mempengaruhi waktu penyelesaian pekerjaan. Misalkan saja koneksi data, listrik yang mungkin mati, anak yang tiba-tiba rewel, dan masih banyak lagi.

Jangan lupa, bekerja mendekati tenggat waktu berpotensi mendapatkan hasil di bawah standar yang diharapkan. Ide-ide kreatif yang mungkin muncul pada saat mendekati tenggat waktu, bisa saja tidak bisa dieksekusi sepenuhnya. Pada akhirnya, hasil kreatif yang diharapkan pun tidak dapat diperoleh.

Solusi bagi the crisis maker aka. deadliner

Perasaan lebih kreatif jika mengerjakan tugas mendekati tenggat waktu, sebetulnya hanyalah ilusi. Bekerja keras dengan fokus tinggi selama berjam-jam, selain melelahkan, biasanya juga akan menghasilkan kualitas pekerjaan yang buruk. Kesalahan yang terjadi bisa saja tidak dapat dikoreksi karena waktu pengerjaan yang sudah mepet.

Jika kebiasaan di atas sering Sahabat Motiva lakukan, cobalah teknik pomodoro, berfokus pada satu tugas pada rentang waktu yang pendek akan membantu Sahabat menyelesaikan pekerjaan tanpa merasa bosan.

Jangan lupa tetap patuhi jadwal beristirahat meski hanya 5-8 menit Percayalah, terus-menerus bekerja tanpa jeda malah akan membuat Sahabat butuh waktu istirahat yang lebih lama dan sulit kembali bekerja. Beristirahat juga membantu meningkatkan performa karena otak akan terus  mendapatkan energi yang terbarui.

Menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat membantu Sahabat memiliki waktu untuk melakukan review, dan membuat perbaikan yang diperlukan, sehingga hasil pekerjaan pun akan lebih baik.

#5. Menunda karena sibuk

Orang tipe ini akan selalu terlihat sibuk. Jadwal mereka selalu penuh. Sayangnya, hal yang mereka katakan penting, tidak pernah ada dalam jadwal mereka.

Si Bussy Bee ini sebetulnya memiliki kesulitan untuk membuat prioritas pekerjaan. Mereka takut mendelegasikan tugas karena tidak tahu bagaimana memilih tugas yang terbaik untuk mereka selesaikan, dan hanya menunda membuat banyak keputusan.

Solusi bagi si Bussy Bee

Coba gunakan tabel Eisenhower untuk membantu membuat prioritas atau membuat keputusan tugas mana yang penting dan urgent. Bagaimana membedakannya? Motiva sudah menjabarkan dengan lengkap dalam artikel “Urgent vs Important“.

Perlu dipahami, hal-hal yang urgent atau harus segera diselesaikan, tidak selalu berarti penting. Waktu kita terbatas begitu juga dengan energi kita. Membiasakan diri mengalokasikan waktu yang tepat untuk kedua kategori tersebut akan sangat membantu Sahabat menyelesaikan pekerjaan.

Sahabat juga dapat mencoba metode 60/30/10 yang coach Darmawan Aji gunakan.

Jangan lupa biasakan juga menentukan apa yang menjadi tujuan atau outcome dari tugas yang dilakukan. Tugas-tugas penting biasanya merupakan tugas yang punya nilai lebih dalam jangka waktu lama, atau  nilai atau manfaat lebih

Contoh kasus

Fulan mendapat sebuah surel yang menanyakan progres sebuah project yang Fulan sedang kerjakan.  Dalam surel tersebut, pengirim menegaskan agar Fulan menjawab surel tersebut sesegera mungkin.

Pada waktu yang sama, Fulan juga menghadapi masalah logistik yang membutuhkan ditangani sesegera mungkin.

Sepintas, menjawab surel dari klien tentu lebih penting dibanding menangani masalah logistik yang mungkin membutuhkan waktu lama. Namun sesungguhnya, menangani masalah logistik lebih penting karena untuk menjawab surel juga membutuhkan kepastian untuk masalah logistik bukan?

Harga dari waktu yang digunakan untuk menjawab email lebih rendah manfaatnya. Karena menjawab surel adalah pekerjaan yang hanya memuaskan permintaan satu klien saja. Sementara memperbaiki masalah logistik lebih besar nilainya, karena pekerjaan divisi terkait akan dapat segera diselesaikan, dan memperbaiki masalah logistik sama arti menyelamatkan berjalannya project.

alasan menunda karena tidak bisa menentukan prioritas

Catatan akhir

Dari uraian di atas Sahabat mungkin mencatat, jika masalah penundaan sebetulnya berkaitan erat dengan cara kita berpikir. Kita menunda melakukan ini dan itu, karena takut atau mengkhawatirkan sesuatu. Inilah alasannya mengapa untuk menghindari penundaan, kita perlu tahu apa akar masalah dari penundaan tersebut.

Jika mengetahui akar masalah adalah kesulitan Sahabat, mari bergabung di kelas “Anti Penundaan” dari ruangtraining.com.

Dalam kelas yang dibimbing langsung oleh coach Darmawan Aji ini, Sahabat akan belajar bagaimana mengenali penyebab sekaligus mengatasi penundaan itu sendiri. Tentu saja, kelasnya full praktek, tidak hanya sekedar teori. Silahkan ikuti tautan pada tombol di bawah untuk mendaftar langsung pada kelas “Anti-Penundaan“.

Leave a Comment